Philipp Hoicke

Energie – Wirtschaft – Politikberatung

Public Affairs als Cloud im eigenen Unternehmen

Foto: Flickr(AJC1) Lizenz: CC-BY-SA 2.0)

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Was müssen PA-Agenten in der internen Kommunikation leisten?

Der Aufgabenbereich eines Public-Affairs-Agenten oder Lobbyisten ist in der Regel einfach zu beschreiben: Er soll durch gute Kontakte zur Politik und anderen Entscheidungsträgern dazu beitragen, dass die Ziele seines Unternehmens dargestellt und im Sinne der Unternehmensziele positiv beeinflusst werden. Doch welche Aufgaben haben diese Public-Affairs-Agenten in der internen Kommunikation ihrer Unternehmen?

Public Affairs Abteilungen sind die Kommunikationsexperten für den politischen Raum. Sie verfügen über notwendige Kontakte zur Politik, zu Stakeholdern und anderen Entscheidungsträgern und haben ein ausgeprägtes Verständnis für politische Zusammenhänge und Abläufe. Dieses Wissen sollten sie auch in der internen Kommunikation benutzen und verbreiten.

In der Regel besteht ein Unternehmen aus verschiedenen Unternehmensbereichen von denen jeder die Möglichkeit wahrnimmt, mit seinen eigenen Stakeholdern zu kommunizieren und sich auszutauschen. Public Affairs kann an dieser Stelle die Informationen der unterschiedlichen Abteilungen bündeln, ergänzen und abspeichern. Der PA-Bereich sollte sich intern als eine Art Informationsdrehscheibe verstehen. Dabei erhält der PA-Bereich alle Informationen über relevante Themen (Issues) und Stakeholder der einzelnen Abteilungen und bereitet diese auf und speichert sie ab. Im Austausch können diese abgespeicherten Informationen nun allen anderen Unternehmensbereichen zur Verfügung gestellt werden. Anschaulich gesprochen liegt hinter diesem Gedanke das Bild einer Art Cloud, wie man sie bei Apple oder anderen Anbietern findet, um seine persönlichen Daten (Fotos, Filme, Musik etc.) abzuspeichern und mit anderen Geräten zu vernetzen und zu teilen. Alle relevanten Daten und Informationen werden automatisch mit der PA-Abteilung als Cloud abgesprochen bzw. an die entsprechende Abteilung weitergeleitet. Es findet keine Kommunikation mit politischen Entscheidungsträgern statt, ohne dass die PA-Abteilung die Ergebnisse des Gesprächs erfährt oder auch im Vorfeld schon in der Vorbereitung des Gesprächs eingebunden ist. Natürlich muss die PA-Abteilung nicht zwingend bei allen Gesprächen dabei sein – es reicht, wenn sie informiert ist. Des Weiteren gibt es auch keinen bilateralen Austausch einzelner Unternehmensbereiche bei politischen Fragestellungen, ohne die entsprechenden Infos an die PA-Abteilung weiterzuleiten oder kurz abzusprechen.

Informationsfluss politische Kommunikation

Informationsfluss politische Kommunikation

Dadurch entsteht eine Reihe an Vorteilen. Zum einen sind die PA-Agenten Profis im Umgang mit Stakeholdern und der Politik. Sie kennen die Zusammenhänge der Politik und können bereits bei frühzeitiger Einbindung auf Gefahren hinweisen oder wertvolle Tipps geben, die ein Projekt zum Erfolg führen können. Des Weiteren vermeidet man so doppelte Kommunikationsstränge mit externen Organisationen oder der Politik. Dagegen wirft eine unabgestimmte Kommunikation mit Entscheidungsträgern ein negatives und unorganisiertes Bild auf das eigene Unternehmen. Dies gilt es zu verhindern. Oft sind bestimmte Informationen relevant für mehr als ein Unternehmensteil. Es wäre jedoch Ressourcenverschwendung, wenn jeder einzelne Unternehmensbereich separate Gesprächstermine beispielsweise mit den entsprechenden Politikern ausmacht. Es reicht, wenn die Public Affairs Abteilung frühzeitig offene Fragen oder Anliegen mit den einzelnen Unternehmensbereichen abspricht und diese dann gegenüber den Entscheidungsträgern vorbringt. Die erhaltenen Informationen werden wiederum in der Cloud gespeichert und aufbereitet. Hier gelangen sie dann zu den relevanten Unternehmensbereichen. Durch die Weiterleitung der Informationen an die PA-Abteilung können Unternehmenteile zunächst dort die „Cloud“ anzapfen, um nötige Informationen zu bekommen. Erst wenn auch dort noch nichts zu dem jeweiligen Thema oder Person vorliegt, können entweder die jeweilige Abteilung oder auch die PA-Abteilung aktiv werden und sich die Infos bei Politikern oder bei Verwaltungen besorgen.

Bei der Durchsetzung dieser Strukturen im eigenen Unternehmen gibt es jedoch auch einige Hindernisse, die berücksichtigt werden müssen. Oft geben einzelne Abteilungen ihre erworbenen Informationen aus dem politischen Bereich oder über Stakeholder nicht gerne Preis, denn Wissen ist Macht – auch im eigenen Unternehmen. Daher liegt es an der Unternehmensführung, den reibungslosen Informationsverkehr in Richtung der PA-Abteilung und auch von der PA-Abteilung in Richtung der einzelnen Unternehmensbereiche zu gewährleisten. Der Vorteil aller Abteilungen ist es, von den allgemeinen Informationen zu profitieren. Im Endeffekt bekommen alle Abteilungen mehr Informationen als sie abgeben. Dieser Vorteil muss herausgearbeitet werden und mit den jeweiligen Unternehmensabteilungen abgestimmt werden. Nur so kann die PA-Abteilung in der internen Kommunikation ihren Beitrag leisten, dass die Unternehmensziele effektiv erreicht werden.

 

Foto: Flickr (AJC1) Lizenz: CC-BY-SA 2.0

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Dieser Eintrag wurde veröffentlicht am 25. Juni 2014 von in Politik, Public Affairs, Strategie, Wirtschaft und getaggt mit , , , .

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